Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Eigentümer, die vermieten und Mieter vertrauen ihr oft blind – der Nebenkostenabrechnung. Dabei birgt sie ein hohes Fehlerpotential und es lohnt sich für alle Beteiligten, einen genaueren Blick auf die Abrechnungen zu werfen oder sie gar prüfen zu lassen.

Wie Fehler passieren?

Dass einem arbeitenden Menschen Fehler unterlaufen können und dürfen, steht außer Frage. Doch warum sind ausgerechnet die Nebenkostenabrechnungen so fehleranfällig?

Hausverwaltungen sind natürlich auf alle Vorgänge im Zuge von Mietung und Vermietung spezialisiert, trotzdem kann es sein, dass Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind, neu eingearbeitet werden müssen oder mit veralteten Berechnungsgrundlagen arbeiten.

In der Praxis gibt es fast wöchentlich Grundsatzurteile, die sich aufs Mietrecht auswirken. Es ist schwierig immer auf dem neuesten Stand zu sein, vor allem, wenn das Tagesgeschäft den Mitarbeitern gar nicht die Zeit gibt, sich zu informieren.

Bestes Mittel gegen Fehlerteufel ist es, den Mitarbeitern in Wohnungsverwaltungen regelmäßig für eine Weiterbildung zu Themen um Immobilien, Vermietung usw. freizustellen. Für Mieter und Vermieter lohnen sich Mitgliedschaften in entsprechenden Vereinen, die die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen für ihre Mitglieder anbieten. Selbst wenn die Mitgliedschaft Geld kostet, kann sie bares Geld wert sein, weil neben der Prüfung der Abrechnung auch oft Hilfe angeboten sind, zu seinem Recht zu kommen.

Welche Fehler passieren?

Lange wurde über den Abrechnungszeitraum diskutiert. Erst vor einigen Jahren wurde hierzu genau festgelegt, bis wann die Abrechnung zu erfolgen hat und wann Zahlungsverpflichtungen entstehen oder wegfallen. Trotz allem sind verspätete Abrechnungen immer noch weit verbreitet. Allerdings muss hier klar differenziert werden, dass Hausverwaltungen die Fristen kennen und einhalten. Es obliegt jedoch den Vermietern, die Bescheide auszusenden und hier wird manchmal etwas versäumt.

Gemäß § 566 Abs. 3 BGB gilt, dass Abrechnungen spätestens bis zum 31.12. des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein müssen. Grundsätzlich zählt ein Einwurf in den Briefkasten zwar als Zustellung, sollte jedoch nicht erst in den Abendstunden stattfinden.

Es gibt Ausnahmen, wenn der Vermieter den Beweis erbringen kann, dass ihn selbst kein Verschulden an der verspäteten Zustellung trifft, allerdings ist bekannt, dass die Post Festtagsbedingt im Dezember eine längere Zustellungszeit hat, so dass der Vermieter dies einzukalkulieren hat.

Der Abrechnungszeitraum darf nur 12 Monate betragen. Dies muss nicht unbedingt ein Kalenderjahr sein, bietet sich allerdings an. Doch egal über welchen Zeitraum die Abrechnung durchgeführt wird, abgerechnete Kosten dürfen nur in dem Zeitraum entstanden sein. Wurde die Müllgebühr beispielsweise erhöht und der Abrechnungszeitraum umfasst 3 Monate mit der günstigeren Müllgebühr, so muss dies angepasst werden.

Übrigens muss der Vermieter die Belege über entstandene Kosten auf Wunsch offenlegen. Mieter sollten dies nutzen und sich informieren. Auch eine Recherche zu Nebenkosten die ggf. gar nicht umlagefähig sind, hilft die Abrechnung besser zu überblicken und nachvollziehen zu können.

In Mehrfamilienhäusern gilt manchmal ein Umlageschlüssel. Dieser wird oft falsch verwendet. Am fairsten ist die Abrechnung nach Verbrauch, daher haben sich Zähler an Wasser und Heizungen durchgesetzt. Doch auch Wohneinheiten oder Fläche werden ggf. herangezogen und sorgen für unübersichtliche Abrechnungen, vor allem wenn sie im Mietvertrag nicht klar deklariert sind.

Fehler in der Heizkostenabrechnung treten ebenfalls häufig auf. Grundsätzlich lassen sich die Heizkosten relativ einfach berechnen, vor allem, wenn es entsprechende Ablesegeräte gibt. Allerdings fließen Wartungs- und Stromkosten mit in die Berechnung ein. Reparaturen dürfen hingegen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Vermieter deklarieren Reparaturen oft als Wartungsarbeiten, um sie mit in die Heizkostenabrechnung hineinnehmen zu können. Hier braucht es ein wachsames Auge oder gute Beratung.

Tatsächlich fallen solche Fehler den Mietern nur sehr schwer auf. Ungewöhnlich hohe Nachzahlungen lassen sich mit steigenden Energiepreisen, schwankenden Rohölpreisen und kalte Winter oder außergewöhnlich lange Heizperioden erklären.

Was sagt der Mietvertrag?

Vermieter, die keine Hausverwaltungen beauftragen, arbeiten oft mit veralteten Dokumenten. Ein Blick in den Mietvertrag sagt beispielsweise, ob Betriebskosten mittels Pauschalmiete oder Betriebskostenvorauszahlung zu zahlen sind. Die Floskel: „Betriebskosten nach §2 Betriebskostenverordnung“ beinhaltet alle geltenden Betriebskosten. Sind im Vertrag jedoch nur einzelne aufgelistet, so müssen auch nur die bezahlt werden.

Laut Betriebskostenverordnung dürfen diese Kosten auf die Mieter umgelegt werden:

• Grundsteuer

• Kosten für eine Entwässerungsanlage

• Lohnkosten für einen Hauswart

• Kaltwasser- /Warmwasserversorgung

• Heizung

• Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

• Wenn vorhanden: Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls und für den Betrieb eines Wäschewaschraums

• Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung

• Gebäudereinigung, Straßenreinigung, Gartenpflege und Müllbeseitigung

• Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums

• Kehrgebühren für Schornsteinfeger

• Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage

• Sonstige Betriebskosten (z. B. die Kosten für Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Trinkwasseranalyse oder den Betrieb von Nebengebäuden)

Achtung, wenn die Umlage anhand von Wohneinheiten erfolgt. Hier können kleine Haushalte in der Abrechnung schnell benachteiligt werden.

Unvollständige Abrechnung oder zu hohe Kosten

Mieter müssen Nebenkostenabrechnungen überprüfen können, daher müssen Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel, Postenübersicht, Vorauszahlungen und Abrechnungsbetrag klar ersichtlich sein. Fehlen wichtige Angaben, so gilt die Abrechnung zwar als fehlerhaft, berechtigt jedoch nicht zur Nichtzahlung. Beratungsstellen oder Rechtsanwalt können hier hinzugezogen werden, um eine Einigung zu erzielen.

Vermieter sind verpflichtet, Preise zu vergleichen und den Mietern gegenüber wirtschaftlich zu agieren. Es muss von Mietern daher nicht hingenommen werden, dass der teuerste Reinigungsdienst am Ort engagiert wird oder wenig sinnvolle Versicherungspolicen abgeschlossen werden. Die Angemessenheit der Nebenkosten lässt sich im Betriebskostenspiegel überprüfen.

Richtige Vorgehensweise bei fehlerhaften Abrechnungen

Bevor mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird, sollte das Gespräch gesucht werden. Letztendlich hat die Beziehung zwischen Mietern und Vermietern auch Auswirkungen darauf, wie sich das Zuhause sein anfühlt. Frust zwischen den Parteien, kann hier schlimme Auswirkungen haben und oft lässt dieser sich vermeiden, wenn einfach offen miteinander gesprochen wird.

Tatsächlich verlässt sich der Vermieter vielleicht auch auf eine Hausverwaltung oder einen Dienstleister und kann dort eine Korrektur anfordern.

Kann keine Einigung erzielt werden, sollte ein Anwalt für Mietrecht hinzugezogen werden. Leider verbessern juristische Auseinandersetzungen das Verhältnis zwischen den Parteien meist nicht. Doch die Scheu vor einer Zerrüttung sollte nicht Grund dazu geben, Fehler hinzunehmen.

Fazit: Dass es so viele klare Verordnungen und Vorschriften gibt, ist auch darauf zurückzuführen, dass es bereits viele juristische Auseinandersetzungen gab. Vermieter tun sich selbst einen Gefallen, wenn sie professionelle Verwalter für die Nebenkostenabrechnung heranziehen. Mieter haben zum Beispiel mit dem Mieterbund eine Unterstützung, die komplizierte Abrechnungen prüft und Fehler findet.

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